OneNote 怎么用？从入门到精通的学习路径与核心技能

OneNote（Microsoft OneNote）是微软的数字笔记本应用，它和 Word、Excel 最大的不同是：没有保存按钮，输入即保存；笔记本下面还可以按分区、分区组、页面层层展开。本文按微软官方帮助页面，把 OneNote 的学习过程排成一条从建笔记本、搭结构，到搜索、手写、用 Copilot 的顺序，文中每个功能入口都给出官方页面的原话与来源。

信息核验时点：2026-10-21（主角为 OneNote 桌面应用；微软官方更新历史记录页的"支持的版本"表列出当前频道为版本 2609、内部版本 20430.20182、最新发布日期 2026 年 10 月 13 日，同一行的"服务终止"栏标注"版本 2610 已发布"，见 Microsoft 365 应用版的更新历史记录（按日期列出））

OneNote 是什么？

OneNote 是微软的数字笔记本应用，官方把它描述为"你的数字笔记本"，用来把各种记笔记需求收进同一个跨功能笔记本（OneNote 官网）。

它与其他 Office 应用的区别不在排版能力，而在"随手记"这件事的摩擦更小：新页面点一下就存在了，不用先想好文件名叫什么。

版本层面有一句官方口径要记住：Microsoft 365 订阅附带的 Microsoft OneNote 是最新版本的 OneNote，以前的版本包括 OneNote 2016、OneNote 2013 和 OneNote 2010（OneNote - 数字笔记记录应用）。

笔记本、分区、页面是怎么组织起来的？

OneNote 的结构只有三层，但正是这三层决定了后面好不好找东西。

官方说明：OneNote 中的笔记本由分区和页面组成，页面包含实际笔记，而分区包含相关页面的集合；每个笔记本可包含任意数量的分区，每个分区也可包含任意数量的页面（在 OneNote for Mac 中创建页、分区或笔记本）。

需要一个更大的容器时，用分区组。官方把它类比成硬盘上的文件夹：分区组将相关的分区保存在一起，可以包含任意数量的分区及其所有页面（在 OneNote 中创建分区组）。

一个实用的划分办法是：一本笔记本对应一个半年以上的长期主题，分区对应项目或月份，页面就是具体的一次会议或一条记录。这样分层的好处是，后面无论用搜索还是用导航窗格，都能顺着结构快速定位。

从零开始，第一个笔记本怎么建？

不用先建笔记本。官方原话是：首次安装和运行 OneNote 时，将为你创建一个笔记本；你可以随时创建新的笔记本并根据需要拥有任意数量的笔记本（创建一个新笔记本）。要再建新的，按下面三步走。

1. 新建笔记本：点击"文件 > 新建"以显示"新建笔记本"选项，然后选择创建位置，例如 OneDrive 或本机。完成后，新笔记本会显示在笔记本列表中。
2. 新建分区：右键单击笔记本中任何现有的分区选项卡，选择"新建分区"，然后为新的分区键入有意义的说明并按 Enter（创建新分区）。
3. 添加页面：每个新笔记本包含一个含空白页的分区，需要更多页面时随时添加；新页面会加在当前分区的页面列表里（创建一个新笔记本）。

存放位置建议放在云上。官方解释是，当笔记本处于云中时，它仍然是私有的，除非你选择与他人共享它；把笔记本存储在云中的最大好处，是可以从计算机、智能手机或任何连接到 Web 的设备访问它，并且它始终保持最新（创建一个新笔记本）。OneDrive 的免费空间够不够用、要不要为它单独买订阅，本站另有一篇把 Microsoft 365 与 OneDrive 的账算在一起的稿子：Office 买断还是订阅？Microsoft 365 与 OneDrive 上手指南。

保存按钮去哪儿了？

因为它不需要你保存。官方原话是：与其他 Microsoft Office 应用程序中不同，OneNote 中没有"保存"按钮，这是因为你永远不需要在 OneNote 中手动保存工作；OneNote 会自动并持续记住并保存你所做的一切操作，包括键入、编辑、设置格式、组织、搜索和共享笔记（保存笔记和笔记本）。

这里要分清一件事：官方说的自动保存，保证的是内容被记下来，不等于替你准备了另一份副本。笔记如果真的重要，仍建议在保存机制之外另做安排。

刚从 Word 换过来的人最容易在这里不适应——Word 里 Ctrl+S 是每天按几十次的动作。Word 那套保存、版本与自动恢复的机制，本站在《Word 从入门到精通：五阶段学习路径与核心技能清单》里单独讲过，可以对照着看两者的差别。

想让 OneNote 保持最新怎么办？

桌面版 OneNote 里的路径是：单击"文件 > 帐户"，在"Office 更新"旁单击"更新选项"按钮，在显示的菜单上单击"立即更新"（OneNote 版本有何区别？）。

如果你在工作单位或学校使用 OneNote，管理员可能会控制你可以安装哪些更新以及安装时间，这条官方也写在同一个页面上。

旧版 OneNote 还能继续用吗？

Windows 上历史上并行存在两个版本，先判断自己用的是哪一个，比急着升级更重要。

官方说明：Windows 用户可在两个可用版本之间选择，一个是现在简称为"OneNote"的桌面应用，它是在所有受支持的 Microsoft Windows 版本上运行的免费桌面应用，是 Office 2019 和 Microsoft 365 的一部分；另一个是 OneNote for Windows 10，即所有版本的 Windows 10 上预安装的 OneNote 应用（OneNote 版本有何区别？）。

下面这张表按官方版本对比页把两者的关键差别列出来。

OneNote for Windows 10 已经走到生命周期终点。微软在中文说明页上写明：自 2025 年 10 月 14 日起，OneNote for Windows 10 已正式终止支持（EOS），应用现在将转换为只读模式，这意味着你可以继续打开和查看现有笔记，但不再支持创建、编辑或同步内容（OneNote for Windows 10 发生了什么）。

风险提示：还在用 OneNote for Windows 10 的话，笔记不会立刻消失。官方在同一页列出了边界——你仍然可以查看和导出笔记，应用仍可用于只读访问，在 OneNote for Windows 上还会自动备份和访问任何未同步的更改；但编辑与同步已经不再受支持，官方给出的迁移方向是使用 Windows 上的 OneNote 应用。

笔记越存越多，怎么快速找到？

搜索是 OneNote 的核心能力之一，官方给它的定位是：在 OneNote 中再次查找任何内容的最快捷、最简单的方法是进行搜索。

能搜到什么程度，官方原话是：OneNote 可以在文本、手写、图片，甚至录音和录像中查找字词（查找 OneNote 笔记、页面或选项卡）。

用法很简单：在右上角的搜索框中，选择放大镜图标右侧的箭头，然后在显示的列表中选择"所有笔记本"；如果希望用键盘快捷键，按 Ctrl+E 可以把搜索范围扩大到所有笔记本（查找 OneNote 笔记、页面或选项卡）。

有一条边界必须知道：笔记本搜索中不包括受密码保护的分区，若要在搜索中包含受保护的分区，必须先解锁该分区（查找 OneNote 笔记、页面或选项卡）。同一页还写明了两个容易踩的空档。一是录音和录像里的字词要能搜到，依赖"录音搜索"功能，而官方标注此选项默认设置为关闭，因为它会降低搜索速度；要打开它，得选"文件 > 选项"、进入"音频"&"视频"，在"音频搜索"下勾选"启用搜索单词的音频和视频录音"再确定。二是如果笔记存在你以前关闭过的笔记本里，需要先把那本重新打开（"文件 > 打开"，在"最近使用的笔记本"下选它），否则搜索结果不会包含这些笔记本。

结构什么时候该动？

官方没有给出固定的整理周期，但它写明了适合新建分区的信号：当一个分区已包含大量页面，并且滚动浏览它们花费的时间过长时（创建新分区）。

分区多了之后，官方建议的下一步是用分区组把相关分区收到一起，打开分区组时只会看到该组内的分区，便于在较大的笔记本中浏览（在 OneNote 中创建分区组）。

手写与墨迹能做什么？

如果你有触控笔，绘图能力是 OneNote 相对纯文本笔记工具的主要差异点。

官方对绘图工具的分类是：选择和套索用来选取对象与不规则的墨迹区域；橡皮擦有两种，笔划橡皮擦可以一次性擦除整个笔划，点橡皮擦带有多个粗细选项，适合擦除墨迹的一小部分；荧光笔可以突出显示笔记的重要部分，与笔工具一样提供五种不同的粗细选项和多种颜色；墨迹笔用来在页面上书写或绘制草图（了解有关绘图工具的详细信息）。

其中两项有明确的平台限制。激光笔提供六种颜色选项，官方标注该功能目前仅在 OneNote for Microsoft 365 中的 Windows 平台上可用；标尺帮助你在任何角度绘制完美的线条，官方标注该功能目前仅在 OneNote、Word 和 PowerPoint 中的 Windows 平台上可用（了解有关绘图工具的详细信息）。

Copilot 与 Copilot 笔记本能帮上什么忙？

OneNote 内置了 Copilot，官方描述是它可以增强笔记功能，让你通过单击按钮即可理解、创建和撤回信息，并能根据提示和上下文生成相关且有用的内容（欢迎使用 OneNote 中的 Copilot）。

官方列出的用法包括：生成摘要、创建任务列表、分析想法、为清楚起见重写笔记、创建活动计划或会议草稿这类新内容，以及与 Copilot 聊天获取实时回应。入口是在功能区的"开始"选项卡中选择"Copilot"按钮，打开右侧的 Copilot 窗格（欢迎使用 OneNote 中的 Copilot）。

Copilot 笔记本（Copilot Notebooks）是装在 OneNote 里的另一种形态。官方的说法是：把任务或项目所需的一切（例如 Copilot 聊天、Word 文档、PowerPoint 幻灯片、Excel 文件等）集中到一个专用空间中，你再根据收集的内容询问 Copilot 问题，获得量身定制的答案、摘要和建议（什么是 OneNote 中的 Microsoft Copilot 笔记本？）。

入口和能力官方在同一页逐条列了。找入口：在笔记本列表顶部找到"Copilot 笔记本"部分，如果水平选项卡布局已打开，该部分位于笔记本下拉列表中；建好之后在主页上打开笔记本，选择"添加引用"把材料并进去，再向 Copilot 询问只针对笔记本内容的关键见解。列出的能力里有一条容易被忽略：音频概述，也就是生成笔记本内容的音频摘要，方便随时随地收听。

许可门槛同样写在同一页的"注意"框里，而且对个人用户比想象中宽松：Copilot 笔记本可供 Microsoft Copilot 和 Copilot 对话助手许可的用户使用，还适用于 Microsoft 365 个人版、家庭版、高级版和专业版订阅者；但创建笔记本的帐户必须具有 SharePoint 或 OneDrive 许可证 (服务计划)。微软这套存储与权限逻辑本身并不直观，本站有一篇专门拆解它的稿子：OneDrive、SharePoint 与 Teams：读懂微软"三驾马车"的文件流转与权限逻辑。

风险提示：Copilot 这一项受平台、许可证与地区三重限制，不是装了 OneNote 就有。官方在"注意"框里写明：OneNote 中的 Copilot 适用于 Windows、Mac、iPad 和 OneNote 网页版上的 OneNote for Microsoft 365，需要 Microsoft 365 Copilot（官方中文页面写作"智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®"）的 Work 许可证，并且仅适用于 OneNote for Windows 中符合条件的 Microsoft 365 订阅的客户；同一页还有一条容易被忽略的开关——如果你在设备上启用了 Windows 信息保护 (WIP)，Copilot 在 OneNote 中不可用（欢迎使用 OneNote 中的 Copilot）。Copilot 笔记本的许可要求则看上一段。对国内读者还有更前面的一道门槛：微软在 Microsoft 365 中国区的 OneNote 页面底部直接标注"AI 功能在中国或澳门特别行政区不可用"（OneNote - 数字笔记记录应用），所以在决定是否为 Copilot 付费之前，先确认自己所处地区能不能用。至于这笔订阅到底划不划算，取决于岗位而不是软件本身，本站另有一篇按四类岗位算过账：M365 Copilot 值得订阅吗？销售、HR、开发者与学生四类岗位的成本回收实测。

OneNote 免费吗？要不要买订阅？

免费的部分足够用，这是官方明确写下的：虽然所有受支持的 OneNote 版本都可以免费下载和使用，但某些高级功能可以通过可选的 Microsoft Office 2019 或 Microsoft 365 订阅解锁（OneNote 版本有何区别？）。

Windows 桌面版还能脱离订阅单独使用。官方说明，OneNote 桌面应用是 Office 2019 和 Microsoft 365 的一部分，但也可以从 Office 或通过 Microsoft Store 下载为免费的独立 Windows 桌面应用（OneNote 版本有何区别？）。

至于订阅值不值，先看价格再决定：

两个订阅计划官方都标注可同时登录 5 个设备，可在 PC、Mac、手机和平板电脑上使用，并包含具有离线访问和创新功能的 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote；家庭版另外写明是"2 至 6 人使用时的理想之选"（比较所有 Microsoft 365 计划）。

风险提示：价格与权益可能随官方调整，购买前请以官方定价页与销售报价为准。

常见问题

OneNote 没有保存按钮，关掉软件会不会丢内容？

不会。官方说明 OneNote 会自动并持续记住并保存你所做的一切操作，包括键入、编辑、设置格式、组织、搜索和共享笔记，你可以随时安全退出 OneNote，而无需先关闭笔记本或手动保存任何工作（保存笔记和笔记本）。

需要留意的是，自动保存保证的是内容被记下来，真正的备份仍建议单独安排一份。

换了电脑或手机，还能看到同一批笔记吗？

能，前提是笔记本建在云上。官方说明，把笔记本存储在云中的最大好处，是可以从计算机、智能手机或任何连接到 Web 的设备访问它，并且它始终保持最新（创建一个新笔记本）。

如果笔记本建在了本机硬盘上，那它只在支持本地存储的桌面版里可用，换设备就看不到了。这也是前面建议把新笔记本建在 OneDrive 的原因。

免费的 OneNote 和订阅里的 OneNote 差在哪？

差在高级功能，不在基础记录能力。官方口径是所有受支持的 OneNote 版本都可以免费下载和使用，某些高级功能可以通过可选的 Office 2019 或 Microsoft 365 订阅解锁（OneNote 版本有何区别？）。

换句话说，先免费用着，等真的碰到用不了的功能再考虑订阅，是更划算的顺序。

下一步怎么做

先别急着研究所有功能，按下面的顺序做一遍，主线半小时就能跑通。

1. 打开桌面版 OneNote，确认笔记本列表里已经有系统自动创建的一本；没有就点"文件 > 新建"补一本，位置选 OneDrive。
2. 建三个分区：会议、项目、随手记。再右键任意分区选项卡，建一个分区组，把项目类分区放进去。
3. 在任意页面写几行字，然后直接关掉 OneNote 再打开，确认内容还在——用一次实际操作记住"没有保存按钮"这件事。
4. 按 Ctrl+E 搜一个刚写下的词，看它能否跳回那一页。
5. 有触控笔的话，到"绘图"选项卡试一次荧光笔标注和点橡皮擦；没有触控笔就跳过。
6. 最后看你的账号有没有 Copilot 授权，有的话在"开始"选项卡打开 Copilot 窗格，让它对当前页做一次汇总。

跑通这六步，OneNote 的结构、保存机制、检索方式和 AI 入口就都摸过一遍了，剩下的就是把它用成习惯。

每个说法出自哪一页？

下面是本文操作类与版本类结论的逐条出处，全部是 2026 年 10 月 21 日实际打开并逐字读过的微软官方中文页面。界面名称以这些页面为准，不同版本的中文译法可能不同。

本文数据核验于 2026-10，以官方 Release Notes/文档为准。